Aujourd’hui 90% des factures échangées dans le monde sont encore au format papier, or il est désormais possible de passer au 100% dématérialisé !
Etes-vous prêt à intégrer cette nouvelle ère digitale ?
Dématérialiser une facture n’en fait pas pour autant une facture électronique valide. Réglementation, exigences fiscales, quel format pour quel usage ? Autant de questions, sans réponses que nous synthétisons dans cet article.
La facture électronique répond à la fois à des critères techniques imposés par les directives européennes et aux exigences de l’administration fiscale.
Voir, en lien ici, l’historique et l’échéancier réglementaire de la dématérialisation des factures.
Quel que soit le support de la facture, trois grands principes sont à respecter. Pour être valide, une facture électronique doit garantir :
- L’authenticité de son origine : l’identité de l’émetteur doit être garantie et certaine.
- L’intégrité de son contenu : le contenu de la facture ne doit pas pouvoir être modifié, ou toute tentative de modification doit pouvoir être détectée.
- Lisibilité du fichier : la facture doit pouvoir être lue sans difficulté par l’utilisateur et l’administration.
Les formats
On distingue différents formats de factures électroniques :
- Les factures dites « structurées »
On émet ces factures en respectant différentes normes d’échange de données informatisé, reconnues par l’administration fiscale. Elles correspondent à différents formats respectant la norme EDI (EDIFACT, EANCOM), XML (UBL, UN/CEFACT) ou autres formats similaires.
- Les factures dites « non structurées »
On envoie ces factures sous un format électronique non modifiable.
Le format le plus répandu est le PDF. Facile à mettre en œuvre, il a l’avantage de permettre une certaine intégrité et d’être facilement sécurisable avec une signature électronique. En revanche, il nécessite un traitement complémentaire, pas toujours réalisable, pour en extraire et exploiter les données utiles (OCR + automate de lecture type ACD Fact).
- Les factures dites « mixtes »
Elles permettent d’associer un format non structuré à des données utiles et exploitables aisément, au sein d’un même fichier structuré.
Ainsi 2018 a vu l’avènement du format Factur-X, norme franco-allemande, qui associe dans la même enveloppe :
- Un format non structuré PDF/A-3 (avec A pour archive), lisible pour l’utilisateur et conforme à la norme ISO 19005 qui garantit l’archivage à long terme,
- Un fichier structuré des données, conforme à la norme européenne EN16931, qui permet d’en automatiser le traitement.
On peut décliner Factur-X en plusieurs profils plus ou moins riches en données, peut faire l’objet d’une signature électronique, ou relever de la piste d’audit. Il peut aussi embarquer d’autres documents de gestion (CGV, preuves de livraison, …).
On accepte aussi ce format sur la plateforme d’échange pour tout le secteur public qu’est « Chorus Pro ».
NB : seuls les formats EDI ou ceux associés à une signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié peuvent se substituer fiscalement à une piste d’audit fiable.
Comment remplir les 3 critères de la facture électronique ?
- Soit on l’émet sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties pouvant être traité automatiquement et de manière univoque. C’est le cas du premier format décrit plus haut.
- Soit on l’émet sous la forme non structurée ou mixte, en l’associant à une signature électronique, d’un niveau de sécurité suffisant. Vous devrez donc passer par un fournisseur de certification électronique authentifiée.
Avec une telle signature électronique, couplée au module d’intégration ACDSign de Suite Expert, vous pouvez, notamment, dématérialiser totalement la production de vos notes d’honoraires. - Soit par la mise en place de contrôles procurant une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison du bien ou de la prestation de services.
Il ne suffit donc pas de scanner une facture papier pour qu’elle devienne numérique. De plus, la simple transmission électronique n’en fait pas une facture électronique valide.
Obligation de conservation
Les délais de conservation sont fonction de la nature des pièces et du support utilisé pour leur création.
Les factures sont à conserver 6 ans dans leur forme et contenu originels par l’entreprise émettrice et par l’entreprise destinataire.
La conservation doit se faire sur support informatique pendant au moins trois ans (délai de reprise). Et ensuite sur tout support au choix de l’entreprise, durant au moins les trois années suivantes.
Lieu de stockage
Factures papier
- Sur le territoire français, situé dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’administration.
Factures transmises par voie électronique
- Sur le territoire français
- Dans un autre État de l’Union européenne
- Dans un pays hors de l’UE, à condition que le pays soit lié à la France par une convention. Celle-ci doit prévoir : soit une assistance mutuelle, soit un droit d’accès en ligne immédiat de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.
Droits d’accès de l’administration
- Il est important de faire une déclaration du lieu de stockage, ainsi que de toute modification, en cas de lieu situé hors de France. Elle doit se faire en même temps que la déclaration des résultats.
